Szanowni Państwo,
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) informujemy, że:
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych (zwany dalej ADO) jest: Energa Elektrownie Ostrołęka
S.A. z siedzibą w Ostrołęce (kod pocztowy 07-401), ul. Elektrycznej 5.
- Nasze dane kontaktowe to: adres e-mail: eeo@energa.pl, adres korespondencyjny: Energa Elektrownie Ostrołęka S.A., ul. Elektryczna 5, 07-401 Ostrołęka.
- Z inspektorem ochrony danych (dalej IOD) w Energa Elektrownie Ostrołęka S.A. można skontaktować się pod adresem e-mail: : iod.eeo@energa.pl lub korespondencyjnie na adres ADO (pkt 2).
- ADO otrzymał Pani/Pana dane osobowe od podmiotu gospodarczego, z którym współpracuje na
podstawie zawartej umowy/zlecenia (dalej Umowy) lub który ubiega się o udzielenie zamówienia.
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z zawarciem i realizacją Umowy w następujących celach:
a. potwierdzenia posiadanych uprawnień osób wskazanych do reprezentacji;
b. ustalenia/potwierdzenia uprawnień do wykonywania/realizacji zapisów Umowy;
c. raportowania, kontroli wykonywania umowy i jej rozliczenia;
d. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji;
e. przesyłania i archiwizacji dokumentacji;
f. ustalania i dochodzenia roszczeń i odszkodowań, obrona przed ewentualnymi roszczeniami;
g. przeprowadzenia/potwierdzenia odbycia niezbędnych szkoleń, zgodnie z regulacjami obowiązującymi u ADO;
h. wypełnienia obowiązków nałożonych na ADO przez przepisy prawa.
- Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
a. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu zawarcia i realizacji Umowy, której stroną jest osoba będąca podmiotem danych oraz do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy;
b. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ADO na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym m.in. przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dotyczy członków organów statutowych lub pełnomocników), przepisów o dostępie do informacji publicznej, przepisów BHP, służących ochronie życia i zdrowia oraz służących ochronie środowiska;
c. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej oraz w celu realizacji przedmiotu Umowy. Prawnie uzasadnionym interesem ADO jest m.in. ustalenie i dochodzenie roszczeń na podstawie przepisów prawa, zapewnienia ochrony osób i mienia, realizacja uprawnień podmiotu dominującego w grupach kapitałowych, wywiązanie się z postanowień umowy;
- Zakres danych osobowych przetwarzanych przez ADO w związku z zawarciem, realizacją i rozliczeniem umowy:
a. dane identyfikacyjne (imię i nazwisko): członków organów, pełnomocników, przedstawicieli oraz pracowników kontrahenta, wykonawcy, podwykonawców i innych osób wskazanych w dokumentach składanych w toku realizacji Umowy;
b. dane identyfikacyjne (numer NIP) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą będącej stroną Umowy;c. dane teleadresowe (służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko lub pełniona funkcja) ww. osób, jeżeli jest to niezbędne do realizacji Umowy i wynika z zapisów Umowy;
d. dane o uprawnieniach zawodowych, kwalifikacjach, odbytych szkoleniach, orzeczeniach lekarskich o braku przeciwskazań do wykonywania określonych prac oraz dane znajdujące się w dokumentach potwierdzających posiadane uprawnienia/kwalifikacje, o ile z Umowy wynika obowiązek podania tych danych.
- Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:
a. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;
b. Podmiot Dominujący w Grupie Orlen oraz inne podmioty z Grupy Orlen w celu wykonywania posiadanych uprawnień;
c. Podmiot Dominujący w Grupie Energa tj. Energa SA oraz inne podmioty z Grupy Energa na podstawie wiążących ADO i te podmioty umów oraz w celu wykonywania posiadanych uprawnień;
d. podmioty dostarczające korespondencję;
e. podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji;
f. audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci, doradcy prawni i doradcy podatkowi;
g. uprawnione instytucje finansowe np. banki realizujące transakcje, firmy ubezpieczeniowe;
h. podmioty świadczące usługi doradztwa prawnego oraz w zakresie spraw sądowych;
i. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ADO;
j. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez ADO, w tym poczty elektronicznej.
- ADO może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów, działającym na jego rzecz, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenie ADO oraz pod warunkiem zachowania poufności, zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych na poziomie nie niższym niż u ADO.
- Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzecich.
- Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt. 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
- Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane wyznaczany będzie m.in. w oparciu o następujące kryteria:
a. czas niezbędny do utrzymywania z Panią/Panem kontaktów służbowych związanych z realizacją umowy/zlecenia;
b. termin realizacji i rozliczenia umowy/zlecenia;
c. termin wypełniania obowiązków prawnych ciążących na ADO na podstawie obowiązujących przepisów prawa;
d. okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizacji umowy/zlecenia;
e. czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa.
- W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
- Osoba, której dotyczą dane posiada prawo do:
a. dostępu do danych osobowych jej dotyczących i żądania ich kopii, z uwzględnieniem faktu, że ADO może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania;
b. sprostowania lub uzupełnienia jej danych osobowych;
c. żądania od ADO ograniczenia przetwarzania danych osobowych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa, w tym m.in. w przypadkach, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d. usunięcia danych osobowych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust.3 RODO;
e. złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
Z uprawnień mogą Państwo skorzystać kontaktując się pisemnie lub e-mail z ADO lub IOD.
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00- 193 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl w zakładce „Skargi”.
